Oppgaver til en sekretær i organisasjonen

Ytelsen til enhver organisasjon er avhengig av innsatsen fra sekretærene. En sekretærs oppgaver inkluderer å utføre de generelle grunnleggende, organisatoriske og vanlige kontoransvarene for firmaet, forskjellige avdelinger og ledere. De hjelper til med å administrere e front office og også håndtere administrative saker. En sekretærs oppgaver går oftest ubemerket av offentligheten. De spiller imidlertid en avgjørende rolle for å organisere og holde organisasjonen på rett spor

Vi tar fatt på et oppdrag for å vise viktigheten av sekretærer for å drive organisasjonen jevnt og håndtere andre organisatoriske oppgaver. Noen av rollene som utføres er ukjente av mange mennesker. Rollene deres går lenger enn bare å ta notater og svare på telefonen. Profesjonen har kommet langt i å bli avgjørende for alle operasjoner for beslutningstaking i organisasjonen.

En sekretærs ansvar

Arbeidet til sekretæren varierer avhengig av fagfelt. Imidlertid utfører de lignende oppgaver fra medisinske, juridiske til selskapssekretærer. Kompetansen til svært kompetente sekretærer er etterspurt i den nåværende bransjen. De er ofte fylt med travle arbeidsplaner og stramme tidsfrister.

Les også

Ligningsarbeidere streiker i Ghana - Årsaker og siste nytt

Eksempler på sekretærstillinger

• Sekretær
• Juridisk sekretær
• Sjefssekretær
• Sekretær (deltid)
• Resepsjonist

Hva er sekretæroppgaver?

Mange feiler ofte rollene som en sekretær med en personlig assistent. Men i teorien er rollene til en personlig assistent forskjellige fra rollene til en sekretær. En sekretær krever sterke ferdigheter og kompetanser, i motsetning til en personlig assistent. En sekretær utfører komplekse oppgaver som påvirker kjernedriften i organisasjonen.

Kontorsekretæroppgavene varierer avhengig av bransje eller arbeidsgiver. Yrket forholder seg imidlertid til hverandre på grunn av likhetene i arbeidsmiljøene. Sekretærene på ulike arbeidsplasser utfører samme oppgaver og ansvar. Dette påvirker driften av organisasjonen. Her er noen standard- og primæroppgaver som utføres av sekretærene i ulike arbeidsmiljøer:

1. Resepsjon

Når det gjelder de generelle kontorstillingene, inkluderer sekretærenes oppgaver å hjelpe de nye arbeiderne og besøkende til å finne veien rundt i organisasjonen. Noen av de typiske rollene inkluderer å lede besøkende til de aktuelle avdelingene og kontorene. De viser også de nyansatte arbeidsstasjonene deres den første dagen. De projiserer generelt det overordnede bildet av selskapet gjennom å tilby verdensklasse og profesjonell mottakelse til besøkende på kontoret.

Les også

Forskjellen mellom ledelse og ledelse

2. Arkivering

En annen primær rolle for sekretærene inkluderer å administrere filene til kundene og arbeiderne. De lagrer også de produserte postene som er kritiske for fremtidig referanse. I eksemplet med en sykehussetting er det sekretærenes rolle å produsere pasientens journal under avtalen med sykepleieren eller legen. De lagrer den også når avtalen er inngått. De plasserer filene i alfabetisk rekkefølge og bruker det nyeste og enkleste arkiveringssystemet for enkel lagring og rask gjenfinning.

3. Korrespondanse

Når det gjelder kontormiljøet, har sekretærene ofte kontakt for innkommende og utgående telefonsamtaler og postkorrespondanse. De plukker telefonsamtaler fra kunder, klienter, forretningspartnere. De hjelper også med å løse forespørslene fra kundene eller videresende kundene for videre veiledning til riktig avdeling. De handler også ved å ringe på vegne av ledelsen når de formidler informasjonen til kundene.

De avtaler avtaler og gjør oppfølgingshenvendelser. Notattaking er en viktig ferdighet for sekretærene, spesielt fra lederne. De forbereder også notatet eller brevene og screening av e-poster. De skriver også ned protokollen under offisielle møter.

4. Dokumenthåndtering

Dokumenter er kritiske for organisasjonen, og det er sekretærens eget ansvar å administrere dem. Dette er gjennom kopiering av dokumenter for utsendelse eller intern distribusjon. Dokumentene skal også fakses fra firmaet til kundene, potensielle samarbeidspartnere eller kunder. De mottar også innkommende fakser etter hvert som de blir guidet til riktig avdeling.

De distribuerer også dokumentene til ansatte og kunder gjennom ulike skjemaer som e-post, Excel, Word og regneark. Sekretærer leser også korrektur og utarbeider e-postene før de sendes til de aktuelle kanalene.

5. Generelle kontoroppgaver

Når det gjelder små kontorer, kan rollene til en sekretær være forskjellige til å utføre de rutinemessige kontoroppgavene og et annet relatert ærend som hjelper andres arbeid. Dette inkluderer arbeidet med å planlegge og flytte avtaler som i utgangspunktet var avlyst. Det inkluderer også bestilling av kontorrekvisita, notattaking og tilberedning av forfriskninger til besøkende.

6. Støtte

En betydelig rolle for en sekretær er å tilby støtte til lederen eller lederne i forskjellige avdelinger i organisasjonen. Selv om arbeidsstasjonene kan være forskjellige, er andre kompliserte eller opptatt med å tildele hver ledergruppe en personlig sekretær. Andre arbeidsplasser utnevner en sekretær til å betjene noen toppledere med kun administrerende direktør med en personlig sekretær.

7. Utføre daglige oppgaver

Noen av de lignende oppgavene som utføres av sekretærer er alle knyttet til informasjonshåndtering. Sekretæren administrerer papir- og elektronisk arkivsystemer. De håndterer også rutepostene og betjener en rekke kontormaskiner som skrivere, faksmaskiner, datamaskiner og videokonferanseutstyr. På andre arbeidsstasjoner er sekretærene med på å ta diktat og lage rapporter og brev.

Andre reviderer også grovutkast som er skrevet av ledere. Sekretærene må ha gode og nøyaktige grammatikk- og staveferdigheter. De må også skrive raskt og nøyaktig og dyktig når det gjelder kundeservice. De må ha teknisk kunnskap om å håndtere forskjellige dataprogrammer som inkluderer databaser, regneark og grafikk.

Les også

Ghana Institute of Freight Forwarders kurs, plassering og kontakter

Sekretæroppgaver og ansvar

En sekretær forventes å utføre følgende oppgaver;

Før komitémøter

• Tildeling av rom hvor møtet skal gjennomføres
• Møte med møteleder og avtale om den generelle dagsorden for møtet
• Utsendelse av melding til komiteens medlemmer om sted og klokkeslett møtet skal finne sted og avtalt dagsorden.
• Utarbeide alle papirer som er relevante for møtet minst en uke før selve møtet. Papirene bør også inneholde korrespondansen fra siste møte og protokollen som er en opptegnelse fra forrige møte.

Under utvalgsmøter

• Ta notater av personene til stede på møtet. Legger også merke til folkene som ikke er til stede, men som tidligere har sendt en unnskyldning.
• Sirkulere og lese opp referatet fra siste møte, samtidig som det tar spørsmål om referatet og endrer referatet ved behov.
• Ta notater av hva deltakerne på møtet sier når de rapporterer om den umiddelbare handlingen som er foretatt. Merker også vedtakene komiteen har tatt.
• Rapportering til komiteen om alle brevene som er skrevet av sekretæren og alle svarene mottatt for umiddelbar handling.

Les også

Valgkommisjonen for Ghanas kontakter og kontorer

Etter komitémøtene

• Skrive opp det formelle referatet fra de tatt notater tatt under møtet i tide for saken til neste komitémøte
• Skrive og sende ut noen av brevene som utvalget tidligere hadde bedt om å bli behandlet.

Det er fortsatt sekretærens ansvar å opprettholde de siste opplysningene om følgende;

• Komiteens medlemmers navn, offisielle adresser og telefonnumre
• Navn og adresser til fellesskapets medlemmer
• Møter som har vært deltatt av de relaterte fellesskapets tilknyttede medlemmer
• Viktig kontakt med relevante tjenestemenn.

Hva er sekretæroppgavene spesifikke for stillingstittel?

Det er forskjellige oppgaver tildelt de forskjellige sekretærene i forskjellige bransjer. Her er de spesifikke ansvarsområdene til sekretærer som passer inn i stillingsbeskrivelsen.

Sekretærens overordnede ansvar

• Sørge for at komitémøtene administreres hensiktsmessig for medlemmene
• Sikre at de andre møtene som generalforsamlingen og arrangementene også administreres på en hensiktsmessig måte.
• Vedlikeholde medlemsregistrene for å passe til dagens system
• Overvåking av handlingspunkter for fellesskapets medlemmer tatt under møter.

Les også

Ghana nasjonaltjeneste: godtgjørelse og lønn 2020

Spesifikke ansvarsområder til sekretæren

• Planlegging og forberedelse av komitémøter og generalforsamling med andre og hensiktsmessig tildeling av dem. Dette inkluderer planlegging av møtedatoene, utsendelse av møtevarsling, booking av rom, referater og andre relevante dokumenter. Også utarbeide dagsorden for sluttmøtet med kontakt med møtelederen.
• Sørge for at det er nok et minutt for komitémøtene. Spesielt når det gjelder lukkede møter.
• Nøyaktig registrering av beslutningene og handlingene i referatet og rapporten til de kommende komitémøtene og fremdriften av handlingene med resultatene og beslutningene formulert under møtene.
• Opprettholde de nøyaktige og presise gjeldende medlemsregistrene. Videre utstede fornyelse av innkallinger og også registrering av medlemskontingenter med kontakt med kasserer.
• Håndtering av korrespondanse gjennom skriving av brev og e-poster som var blitt enige om under utvalgsmøtene. Oppsummerer også korrespondansen og e-postene som er mottatt for neste møte og utarbeider de riktige svarene.
• Planlegging for eventuelle relaterte rapporteringer som må gjøres. Dette inkluderer årsberetningen for fellesskapets medlemmer.

Les også

Ghana Education Service-kampanjer forklart

Overordnede oppgaver

• Sikre at kravene til selskapets hus blir overholdt.
• Sørge for at komitémøtene blir administrert og tatt opp på riktig måte.
• Listen over direktørene i selskapenes hus må også oppdateres til gjeldende tilstand
• Sørge for at generalforsamlinger og ekstraordinære generalforsamlinger blir riktig deltatt og registrert
• Holde medlemsregisteret oppdatert
• Sikre at den årlige avkastningen sammenfaller med reguleringsorganene som er passende i riktig format.

Det er mange jobbmuligheter for sekretærer i ulike sektorer av økonomien. Noen av de største arbeidsgiverne til sekretærene er inkludert i følgende sektorer;

• Sosial assistanse
• Helsevesen
• utdanning
• Profesjonelle arbeidsstasjoner
• Religiøse organisasjoner
• Regjeringen og sivile samfunn
• Vitenskapelige og tekniske tjenester

Ferdigheter og kjernekompetanse til sekretærer

1. Forpliktelse til faglig vekst

Sekretærene må forstå at yrket som er i kontinuerlig utvikling og derfor må fortsette å oppdatere sine ferdigheter. Arbeidsgiverne er avhengige av at de kontinuerlig forbedrer kontoreffektiviteten på arbeidsplassen gjennom sine ferdigheter. Sekretærer kan imponere arbeidsgiverne ved å forlenge opplæringen og søke andre muligheter for å øke deres nåværende ferdigheter. Dette fortsetter å øke deres faglige verdier som er relatert til ferdighetene i CVen deres.

Les også

NSS månedlig rapportskjema for tjeneste 2018

2. Utmerkede kommunikasjonsevner

Mesteparten av tiden til sekretærene er på telefon, e-post, rapporter, brev og i resepsjonen. Dette innebærer bruk av førsteinntrykket på å samle ideene og verdiene til hele organisasjonen. Den fortsatte forretningsveksten er avhengig av hvordan klientene, partnerne og kundene blir behandlet. Sekretærene skal lytte til klientene, følge instruksjoner og rapportere tilbakemeldinger. Det må være stress med de verbale og organisatoriske kommunikasjonsevnene som skiller deg fra andre søkere.

3. Åpenhet for teamarbeid

Sekretærer bør være åpne for teamarbeid med andre avdelinger for å sikre at organisasjonens mål nås. Dette betyr at det bør gjelde innovasjon, samarbeid og hardt arbeid. De bør ta initiativ for å sikre at de forbedrer effektiviteten på arbeidsplassen.

LES OGSÅ : Ytterligere tre toppledere bak Menzgold identifisert

Les også

Tips for nedlasting av NSS vurderingsskjema 2018

Bortsett fra de ovennevnte ferdighetene, må sekretærene også ha mellommenneskelige ferdigheter, multitaske og ta hensyn til detaljer. Siden det er en ganske stressende jobb, bør de også ha stressmestringsferdigheter fra den betydelige innsatsen fra arbeidet. Arbeidsoppgavene til en sekretær kan strekke seg og variere fra de forskjellige bransjene. Det er fortsatt vekst for verdien av sekretærene og skaper dermed flere muligheter.

I tilfelle du er begeistret for muligheten til å jobbe i en resepsjon, vær forberedt på å øke innflytelsen på driften av organisasjonen. Sørg også for å lære oppgavene til en sekretær i en organisasjon. Det må til en forbedring av kvalifikasjonene for å skille deg ut fra resten av sekretærene. For å få flere ferdigheter og kompetanse i sekretærfaget, oppfordres du til å melde deg på de forskjellige administrasjons- og sekretærkursene.

LES OGSÅ:

• Nana Addo utnevner administrerende sekretær ved en viktig pressebriefing
• Liste over møbelbedrifter i Ghana 2018